En Busca de Respuestas
Autor: Jorge Chinchilla Cortes
Dos años atrás, con la idea de ofrecer un mejor control e información veraz a la dirección de la compañía y a nuestros clientes, se identificó la necesidad interna de establecer un sistema integrado y dinámico para el manejo de los inventarios. La propuesta electrónica (software), algo revolucionaria, si consideramos los controles manuales de ese entonces, procuraría el manejo integral de toda la información proveniente de los departamentos de Logística, Producción, Finanzas y Calidad.
La dirección de la compañía le encomendó la tarea de iniciar la búsqueda de los proveedores al Gerente de Producción, con la condición, de que estos pudieran formar parte del proyecto siempre y cuando se ajustaran a las limitaciones de presupuesto que como pequeña empresa teníamos. Las evaluaciones de los proveedores en nuestras reuniones de gerencia, eran temas de muchas suposiciones y discusiones, hasta que finalmente logramos un consenso en torno a una de ellas.
Con la promesa de trabajo de mis iguales dentro de la compañía y el respaldo de la dirección, me asignaron la coordinación del proyecto junto al resto de mis funciones, sin embargo, no me parecía difícil de realizar de acuerdo a algunas experiencias pasadas, a la influencia que tenía dentro de la organización y a la motivación de un nuevo reto. El tiempo se encargaría de señalarme lo equivocado que estaba.
Como parte del manejo de documentación interno de la compañía, procedí con la apertura de la carpeta del proyecto y a completar los requisitos de inicio. Estos últimos, serian la base de trabajo para nuestra primer sesión con los representantes del Software y los interesados internos del proyecto.
Con mucho entusiasmo, espere el día de la reunión previamente coordinado con los niveles gerenciales y el proveedor del software. Sin embargo, obvié poner atención a mis alrededores y no logré identificar las listas de requerimientos que los gerentes de área se encontraban preparando para su exposición en la reunión, así como tampoco la lista de invitados que el departamento administrativo estaba confeccionando, pues deseaban sacar el máximo provecho posible a lo que denominaron una capacitación tecnológica.
Qué paso durante la reunión?
Como era de esperar, me fue imposible lograr una adecuada medición entre las partes, ya que los miembros participantes de la organización, que exhibían una amplia variedad de interés, también consideraban entre otras cosas, que la metodología que planteaba el proveedor del software era inadecuada en tiempo y costo. Ante esta situación, los mismos miembros de la organización, propusieron una metodología basada en la asignación de tareas y reuniones bisemanales a modo de tutorías.
Con el correr del primer año, nos percatamos que los avances obtenidos eran mínimos, con largas reuniones caracterizadas por la participación intermitente de los involucrados y las posiciones intransigentes de aquellos que se oponían a los cambios. Evidentemente, la metodología seleccionada 12 meses atrás, nos estaba llenando de frustraciones dentro de una curva de aprendizaje muy dura y sin resultados palpables. Ante esta situación y con el respaldo de la dirección, decidí contratar un experto en el software que viniera a agilizar e interpretar el proceso de implementación que teníamos. La medida generó algunos problemas internos e incluso la salida de algunos compañeros de la compañía. Lamentablemente, un año después del ingreso del profesional a la organización, se cuenta únicamente con la mitad del programa en funcionamiento y el proyecto aún no concluye, excediendo las expectativas de tiempo y costo definidas en el 2009.
A todas luces el proyecto ha fracaso, pues aún no se cuenta con la integración departamental que le dio origen.
La narración cronológica de los hechos nos ha mostrado una expectativa organizacional poco realista, una inadecuada selección de los miembros del equipo, un buen nivel de improvisación y una carencia de requisitos o identificación de necesidades en su etapa inicial. También ha carecido de planeación, ejecución y control en cada una de sus fases.
Ahora bien, siendo la organización proactiva en la implementación de Sistemas de Gestión en Calidad, Ambiente y Salud Ocupacional, vemos los problemas señalados en la administración de este proyecto como oportunidades de mejora, sobre las cuales debemos trabajar en procura de aumentar nuestra capacidad para la identificación de los problemas, la formulación correcta de esos problemas y la formulación de soluciones apropiadas.
La actual estructura organizacional de carácter funcional, ha estimulado la ejecución de tareas independientes y no integradas. El replanteamiento que nuestra organización debe hacer en torno al manejo de los proyectos es inevitable. En este particular, la guía del PMBOK se constituye en una excelente referencia para su tropicalización en nuestra organización alrededor de las buenas prácticas.
El cambio en la cultura organizacional, se deberá generar a partir de los nuevos lineamientos en materia de Gestión de Integración, Alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos, recursos humanos y adquisiciones.
Puesto que todo cambio necesita un estímulo, es de vital importancia la mejora personal y profesional de quien les narra, pues las condiciones históricas y estructurales de la organización, me señalan como un referente para la administración de los proyectos futuros. Podrán entender entonces, que mi decisión de integrarme 15 años después de haber dejado las aulas al Programa de Maestría Profesional en la Administración de Proyectos, es el resultado de un análisis interior con matices profesionales y de satisfacción personal, en procura del éxito futuro.
Como administrador del proyecto, mostré algunas carencias en conocimientos, herramientas y técnicas que afectaron mi desempeño. La expectativa en este momento, es eliminar esas carencias con los recursos técnicos y académicos que obtenga del postgrado. Sin embargo, hay algunas mejoras en mis habilidades interpersonales, que deberán ser sometidas a evaluación y mejoradas a través de la autocritica y los recursos literarios.
Los elementos de confianza y dirección de grupo, que como director del proyecto no aborde adecuadamente, limitaron mi condición de liderazgo, el dimensionamiento del recurso humano, la formación y equidad del equipo. Además, agregemos que obvie analizar los intereses y expectativas individuales de los integrantes del grupo y por ende, con el correr del tiempo, la motivación de estos decreció. Sin embargo, el análisis de sensibilidad cultural que se efectuó sobre el proyecto a mediados del 2010, me ayudó a definir canales de comunicación capaces de lograr mejores entendimientos entre las partes y una mejor sinergia con los miembros del equipo. La habilidad de escuchar a los interesados e interpretar sus ponencias de manera sostenible, es la base de la comunicación asertiva que me ha permitido dar una mejor orientación al proyecto hoy día.
En cuanto a la toma de decisiones a lo largo del ciclo del proyecto, sigo creyendo en las posiciones consensuadas para tal fin, pues los procesos de negociación involucrados son particularmente enriquecedores. Sin embargo y como se ha visto, esta es una mecánica útil siempre y cuando se tenga un equipo de trabajo sólido y unido bajo una misma causa. La regular influencia que pude tener sobre el equipo de trabajo a los inicios del proyecto, por las debilidades hasta ahora expuestas y por las problemáticas internas del grupo, me motivaron a cambiar mi propuesta de trabajo hacia un estilo de consulta con la Gerencia General. Sin embargo, la expectativa de mejora en el liderazgo del grupo, me plantea el reto de retornar a las decisiones por consenso en el futuro cercano.
Las carencias que exhibí en la aplicación de los recursos y técnicas para el cumplimiento de los costos y tiempos del proyecto, se podrían visualizar como actos irresponsables a la luz de los hechos, sin embargo, el análisis de la situación en la que me he visto inmerso, me ha permitido mejorar el ambiente en torno a la administración del proyecto y fomentar una creciente lealtad ante la organización con la propuesta de acciones correctivas de conveniencia para el proyecto, la organización y mi persona.
Finalmente y bajo el esclarecimiento del fracaso del proyecto, me espera un trabajo de mejora diaria sobre mis habilidades de liderazgo, comunicación, negociación y toma de decisiones. Un mejor pensamiento estratégico alrededor de los interesados y su influencia, una mejor identificación de riesgos y cambios y la actualización inevitable de nuestra plantilla (carpeta) para el Acta de Constitución del proyecto. Todo lo anterior, en paralelo al manejo documental de las lecciones aprendidas y la generación de acciones preventivas para proyectos futuros.
Puedo complementar la experiencia vivida y las oportunidades de mejora profesionales y personales con el siguiente video, que brinda una orientación básica sobre el manejo de un proyecto.
